Verkkokaupan tietosuojaseloste

Voimassa 24.06.2021 alkaen

1.       Rekisterin yleiset tiedot

Rekisterin nimi on Linnainmaan Apteekki asiakasrekisteri (myöhemmin "Verkkokaupan asiakasrekisteri")

Rekisterinpitäjä on Linnainmaan Apteekki, Mäentakusenkatu 1, 33580 Tampere, linnainmaan.apteekki@apteekit.net.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Paula Patrakka, linnainmaan.apteekki@apteekit.net.

Tietosuojavastaava Markus Ackman, linnainmaan.apteekki@apteekit.net. 

 2.       Yhteydenotto

Kysymyksissä verkkokaupan asiakasrekisteriin tai verkkokaupan asiointitapahtumiin liittyen voit olla yhteydessä Linnainmaan Apteekkiin puh. (03) 3570500, linnainmaan.apteekki@apteekit.net.

3.       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön.

Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Henkilötietoja käytetään:

• Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• Apteekin toiminnan, asiakaspalvelun ja palveluiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
• Väärinkäytösten estämiseen

 4.       Yhteenveto Rekisterin tietosisällöstä

Verkkoapteekkitilauksissa käsitellään henkilötietoja tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta tahoilta

Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Etunimi ja Sukunimi
• Syntymäpäivä
• Henkilötunnus
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Palveluun tunnistautuneena tekemiesi tilausten tilaushistoria (mm. tuotetiedot, tilausten statukset, lähetetyt sähköpostiviestit, tilausta koskevien maksujen viitetiedot, valitut toimitustavat ja –paikat, IP-osoite(tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi verkkoapteekista.))
• Tieto asiakastilille sisäänkirjautuneena antamistasi tuotearvosteluista (tuotearvosteluiden jättäminen on mahdollista myös nimimerkillä , jolloin nimimerkki tallentuu asiakastilille)
• Tuotteita koskeva toivelistasi
• Tieto siitä, oletko vahvistanut milloin asiakastilisi on luotu, milloin viimeisin sisäänkirjautuminen asiakastilille on tapahtunut ja onko käyttäjätilisi lukittu
• Verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet
• Chat-palvelua käyttäneiden asiakkaiden:
  • Keskustelujen sisältö
  • Keskustelun vastaanottaneen asiakaspalvelijan nimi
  • Päivämäärä ja kellonaika
  • Käyttäjäryhmän tunniste

 5.       Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.

Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään viiden vuoden ajan. Tietoa suomi.fi palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi vuotta. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja pidempään. Tilauksen reseptilääkeriverjä säilytetään verkkokaupassa yksi viikko tilauksen loppuun viennistä eteenpäin.

 6.       Kuka käsittelee henkilötietoja

Apteekissa asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Crasman Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Verkkokauppaan liittyvää tilausten hallintaa ohjaava järjestelmää ylläpitää Solteq Oyj, joka toimii myös henkilötietojen käsittelijänä. Maksupalveluita tuottaa Paytrail, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. Suomi.fi tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii myös rekisterinpitäjänä.

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat-palvelua, sen rekisterinpitäjänä toimii Linnainmaan Apteekki ja henkilötietojen käsittelijänä toimii Linnainmaan Apteekin toimeksiannosta yhteistyökumppanit:

• Crasman Oy, verkkokauppa-alustan tekninen ylläpito
• Giosg.com Oy, asiakaspalveluchatin tekninen ylläpito

 7.       Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen pääasiallinen lähde on asiakas itse.

Tämän lisäksi saamme reseptilääkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (suorakorvaustietojen kyselypalvelusta lääkekorvaus ja toimeentulotuen maskusitoumustiedot sekä reseptikeskuksesta sähköisten reseptien tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistaumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuuskysely).

Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan apteekkisopimuksen voimassaolo Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.

Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta ja epäonnistumisesta.

 8.       Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille, joiden kanssa tietosuojan toteutuminen on varmistettu mm. kirjallisin sopimuksin:

Luovutettava tieto ja osapuolet

• Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaalle reseptillä toimittavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot
  • Apteekin asiakasrekisteri, Apteekin lääkemääräysrekisteri (reseptipäiväkirja), Kelan ylläpitämä Reseptikeskus, Kela (lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten)
• Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot
  • Kela (Jos maksaja), Sosiaalitoimisto (Jos maksaja), hintatiedot ja korvaustiedot
• Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot        
  • Maksava vakuutusyhtiö
• Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot
  • Maksava työpaikkakassa                                                                                    
• Asiakkaan suostumuksesta Kanta-asiakkaiden tiedot
  • Apteekin kanta-asiakasrekisteri
• Sähköpostimarkkinointikumppani
  • Asiakkaan suostumuksesta asiakkaan nimi, sähköpostiosoite
• Logistiikkakumppani (Jos kuljetustapa muu kuin nouto apteekista tai apteekin noutolokerikosta)
  • Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Maksunvälittäjä
  • Verkkoapteekin oston yhteydessä maksutiedot, laskutustiedot
• Analytiikka- ja tilastointikumppani
  • Verkkokaupan käyttäjistä anonymisoitu tieto mm. sivuston käytöstä

 9.       Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaan lääkemääräystietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Apteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen sisällä. Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista (Esim. Eezeryn SMS-kumppani) voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

 10.       Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Vanhentuneet tai tarpeettomat tiedot hävitetään apteekin tietoturvaohjeen/toimintaohjeen mukaisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on suojattu teknisin, tietoteknisin ja hallinnollisin suojakeinoin. Tällaisia keinoja ovat mm. kulunvalvonta, turvallisuusjärjestelmät, suojattu yhteys, palomuuriratkaisut ja riskienarvointi ja -hallinta. Lisäksi asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisella salasanalla ja käyttäjätunnuksella, joiden myöntämistä seurataan. Myös chat-verkkopalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, joiden myöntämistä seurataan. Kaikki keskustelu välitetään salattua liikennettä pitkin ja keskustelut tallennetaan salattuina. Salauksen voi avata ainoastaan salausavaimella, joka on verkkopalvelun ylläpitäjän hallinnassa.

Sopimuskumppanit ovat huolellisesti valittuja ja heidän kanssaan on tehty henkilötietojen käsittelyn sopimus (DPA).

11.   Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

• Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
• Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• Peruuttaa antamasi suostumus osittain tai kokokaan
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoiuttamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kohdissa 1 ja 2 mainittuihin henkilöihin. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkillöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi reseptitiedot) tai oikeus.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9 PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi .)

12.   Evästeet

Käytämme evästeitä verkkokaupan ominaisuuksien toteuttamiseen, palvelun käytön analysointioin, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen sekä mainonnan kohdentamiseen. Lue lisää Evästeet.

 13.  Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.